Poortwachter

 

Meer en meer bedrijven hebben een no-name policy of verbinden geen acquisitietelefoontjes door. 'Stuur maar een email naar het algemene adres' is dan de reactie die de telefoniste geeft. Toch is dat geen reden om het op te geven en niet meer koud te bellen. Met de juiste benadering maakt u een grote kans alsnog langs de telefoniste te komen.

 

Correcte benadering

Natuurlijk zijn er velen trucjes te bedenken om langs de poortwachter (de secretaresse, telefoniste van het bedrijf dat u belt) te komen. Echter, zeker als u koud belt en de naam van de contactpersoon binnen het bedrijf nog niet kent, kan de telefoniste van onschatbare waarde zijn. Zij kan helpen, mits zij correct wordt benaderd, bij het vinden van de juiste persoon.

 

Onderschat haar niet

Doorgewinterde telefonistes weten feilloos de weg te vinden binnen het bedrijf. Vertel haar daarom eerlijk waarvoor u belt. Belangrijkste daarbij is het Grote Nut van uw voorstel voor haar bedrijf uit te leggen. Ze heeft dan twee redenen om door te verbinden: ten eerste legt u haar een beslissing voor die zij niet kan nemen. Ten tweede gaat het telefoontje voor haar 'leven', ze ziet het nut van het voorstel in en zal u door verbinden naar de juiste gesprekspartner. Zij wil immers niet degene zijn die haar bedrijf (mogelijk) te kort doet door u niet door te verbinden.

 

Maak haar belangrijk

Vraag aan de telefoniste of zij u kan helpen, 'Ze weet immers goed de weg binnen het bedrijf.' U appelleert aan haar gevoel van eigenwaarde en haar behoefte belangrijk gevonden te worden. De kans is groot dat ze wil helpen en actief opzoek gaat naar de juiste persoon.

Noteer om dezelfde redenen ook haar naam. Dan kunt u haar, wanneer u terug belt persoonlijk aanspreken en gemakkelijker refereren aan het eerste gesprek.

 

Helaas kom je er, ondanks de respectvolle behandeling van de telefoniste, soms gewoon niet langs. Je kunt dan niet om het gebruik van wat truukjes heen... Vraag bijvoorbeeld gerust, als de telefoniste aangeeft dat u het beste een e-mail kan sturen, 'ter attentie van wie dat het beste kan?' Grote kans dat ze u alsnog een naam geeft. Bel dan twee weken later nog eens en vraag direct naar die persoon.

 

Een andere oplossing kan zijn te experimenteren met de telefoonnummers. Ook al treft u een heel andere medewerker van het bedrijf, kans is groot dat die u wel doorverbind zonder lastige vragen te stellen.

 

En, maak optimaal gebruik van internet. Zoek op bijvoorbeeld functienaam in het bedrijf, of scan publicaties in het bedrijfs-internetarchief. U komt ongetwijfeld een naam tegen. En ook al is dat misschien niet de juiste contactpersoon, het helpt altijd als je een naam weet die bekend is bij de telefoniste. 'Oohh, ik dacht dat u verantwoordelijk was voor... Wie kan ik daarvoor dan het beste spreken?'

 

Het blijft vaak een ware kunst om langs de poortwachter te komen. In de Sales Plus Praktijkbegeleiding besteden we dan ook aandacht aan dit onderwerp. We zorgen ervoor dat u verder komt in het acquisitiegesprek en een inhoudelijk gesprek kunt voeren met een beslisser. Bovendien wordt het werk van koude acquisitie weer leuk! U haalt meer voldoening uit uw werk omdat u niet meer stuit op de poortwachter en niet voortdurend hoort dat er geen interesse is in uw voorstel.